Один из инструментов, который позволяет компаниям сократить расходы на ГСМ до 15 % за счёт оптовой скидки, лимитов и прозрачной отчётности является топливная карта. Ниже объясняем, как именно происходит оптимизация затрат и какие шаги нужно сделать, чтобы начать экономить уже в следующем квартале.
Как топливная карта снижает затраты на ГСМ?
Карта закрывает для компании оптовый прайс-лист и автоматически применяет скидку при каждой заправке. Кроме того, исключаются «утечки» наличных и перерасход за счёт жёсткого лимита на каждую машину.
Поставщик топлива фиксирует в системе корпоративную цену, которая на 3–12 % ниже розничной в зависимости от объёма. Скидка активируется уже при списании литров, поэтому водителю не нужно предъявлять купоны или договариваться на кассе. В таблице ниже показано, как меняется себестоимость 1 л АИ-92 при разном месячном пробеге парка.
Таблица (пример) — экономия на 1 000 л:
| Средний пробег, км | Розница, ₽ | Корп. цена, ₽ | Экономия, ₽ | Годовой эффект, ₽ |
| 10 000 | 46,20 | 42,90 | 3 300 | 39 600 |
| 50 000 | 46,20 | 40,50 | 5 700 | 228 000 |
Дополнительный эффект возникает за счёт отказа от наличных: не нужно снимать деньги, не требуется инкассация и страхование кассы в машине. По данным Ассоциации корпоративных перевозчиков (АКП, 2024), переход на безналичную оплату ГСМ снижает административные затраты на 18 %.
Где формируется скидка и как её не потерять?
Скидка прописывается в договоре между оператором карты и сетью АЗС и автоматически применяется при оплате. Чтобы не потерять бонус, нужно заправляться только в аккредитованных колонках и соблюдать минимальный месячный объём.
Каждая сеть устанавливает свой «коридор» объёмов, обычно это: 500–5 000 л — 4 %, 5 000–15 000 л — 7 %, свыше 15 000 л — до 12 %. При выезде за пределы сети система спишет топливо по межсетевому тарифу без бонуса. В личном кабинете появится предупреждение «offline-заправка», и в следующем периоде скидка снизится на 2–3 %.
Чек-лист для бухгалтера:
- Проверять отчёт «Скидка по сетям» до 5-го числа каждого месяца.
- Фиксировать в акте сверки сумму бонуса — это основание для бухгалтерской проводки.
- Не оплачивать топливный долг позже 10 дней после закрытия периода — иначе оператор аннулирует скидку.
Полезный нюанс 2025 г. — появились динамические бонусы: если заправка произошла в ночное окно (22:00–06:00), система добавляет +0,5 % кэшбэка. Это сделано для разгрузки дневных очередей и позволяет паркам дополнительно экономить до 0,7 % годового бюджета ГСМ.
Как лимит уменьшает перерасход и что делать с «человеческим фактором»?
Жёсткий лимит не позволяет водителю взять больше топлива, чем указано в маршрутном листе, а GPS-привязка блокирует транзакцию при съезде с трассы. При превышении 5 % от калькуляции система сразу отправляет оповещение диспетчеру.
Механика простая: в карту закладывается «норма + 5 % запас», и каждый литр сопоставляется с пройденными километрами. Если машина проехала 400 км при норме 30 л/100 км, максимум к списанию 126 л. Попытка взять 130 л вызовет отказ терминала и push-уведомление.
Типовые схемы превышения и как их закрыть:
- «Двойная заправка» — водитель заправляется дважды в конце смены. Решение: поставить «интервал 30 минут между транзакциями».
- Заправка канистры — колонка сливает 60 л в бак и ещё 20 л в канистру. Решение: заблокировать категорию «канистра» в личном кабинете.
- Слив на сторону — чек есть, а пробег не изменился. Решение: сравнивать данные тахографа и топливного отчёта в ежедневном автоматическом отчёте.
Цифры: по исследованию рынка внедрение лимитов с GPS-привязкой снижает средний расход на 6,8 % в первые три месяца и до 11 % через год.
Почему прозрачность данных важнее самой скидки?
Каждая заправка фиксируется в онлайн-отчёте: дата, время, адрес АЗС, колонка, литраж, цена, НДС. Бухгалтер получает готовый реестр, который с 2024 г. принимается налоговой как первичный документ.
Прозрачность исключает споры с водителями, сокращает время сверки буквально с 6 часов до 15 минут и защищает от претензий ФНС. Система автоматически формирует УПД и записывает её в ЕГАИС-ТС, что обязательно с 1 июля 2024 г. (приказ ФНС № ЕД-7-26/109@).
Кейс из практики: логистическая компания из Екатеринбурга (45 машин) в 2024 году отказалась от «бумажных» чеков и перевела всё в электронный реестр. Время на закрытие месяца сократилось с 3 дней до 2 часов, а количество ошибок в книге покупок упало на 94 %.
Дополнительный эффект — появляется большая данные для оптимизации: можно увидеть, какой маршрут даёт перерасход, какие АЗС часто не имеют нужного топлива, в какие часы выше цена. Аналитика позволяет корректировать логистику и выбирать более выгодные точки заправки.
Что нужно сделать, чтобы запустить оптимизацию затрат уже в этом квартале?
Средний переходный период занимает 14–21 день. За это время успевают:
- выдать карты,
- провести инструктаж,
- настроить интеграцию с учётной системой,
- проверить первые чеки.
Рекомендованный объём «на входе» — от 1 000 л в месяц, тогда скидка закроет расходы на обслуживание и даст чистую экономию.
Итог: при среднем парке в 10 машин и пробеге 8 000 км/мес экономия обычно составляет 300–400 тыс. рублей в год без потери качества топлива и с ростом прозрачности учёта.
